Politique de Confidentialité Brainbox (Immo Alentoor)

Dernière mise à jour : 12 février 2026

1. Objet

La présente politique de confidentialité a pour objet de décrire les modalités de collecte, d’utilisation et de protection des données à caractère personnel mises en œuvre par la société Brainbox dans le cadre de l’utilisation du logiciel Immo Alentoor, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés ».

2. Identité du responsable de traitement

Brainbox
6 avenue Jules Ferry
13100 Aix-en-Provence
dpo@alentoor.fr
04 42 24 03 93

Brainbox tient à jour un registre des activités de traitement conformément à l’article 30 du RGPD.

Brainbox agit :

• En qualité de responsable de traitement pour les données de ses clients (agents immobiliers) nécessaires à la gestion du service
• En qualité de sous-traitant pour les données saisies par ses clients concernant des tiers (prospects, propriétaires, mandants) dans le cadre de leur activité d’estimation et de prospection

3. Données collectées

Brainbox collecte uniquement les données strictement nécessaires au bon fonctionnement du logiciel Immo Alentoor :

• Données de l'utilisateur (agent immobilier) : prénom, nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse professionnelle, photo de profil
• Données relatives aux biens immobiliers : caractéristiques techniques, adresse précise du bien, photos du bien et identité des propriétaires saisies pour les avis de valeur
• Données de prospection : coordonnées de prospects et notes de suivi commercial
• Données de connexion : adresse IP, journaux de connexion (logs) et de navigation pour assurer la sécurité du service et prévenir la fraude

4. Finalités et bases légales du traitement

4.1 Brainbox en tant que responsable de traitement

• Exécution du contrat : gestion des comptes, fourniture du logiciel, facturation
• Intérêt légitime : support technique, amélioration du service, sécurité des accès
• Obligation légale : conservation des données de facturation et archivage fiscal

4.2 Brainbox en tant que sous-traitant (article 28 du RGPD)

Le client utilisateur (l'agent) est le seul responsable de traitement des données de ses prospects et clients finaux. Brainbox s’engage à :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du client
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données
• Assister le client, dans la mesure du possible, pour lui permettre de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées

5. Hébergement et sous-traitance

Les données sont hébergées en France par Alterway (certifiée ISO 27001 et HDS).
Localisation : Equinix PA6 (Aubervilliers) et Equinix PA7 (Courbevoie).

Aucun transfert de données personnelles hors de l’Union européenne n’est effectué sans mise en place de garanties appropriées conformément au RGPD.

6. Sécurité des données

Brainbox met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de pointe afin d’assurer la sécurité des données :

• Chiffrement des flux : connexion sécurisée via protocole HTTPS (SSL/TLS)
• Authentification : accès sécurisé et mots de passe hashés
• Cloisonnement : isolation des bases de données par client
• Contrôle strict des accès : accès aux données limité au personnel habilité et strictement nécessaire au support technique
• Journalisation : traçabilité des actions et des accès au système via des journaux (logs)
• Résilience : sauvegardes automatiques quotidiennes, redondées et surveillance continue 24/7

7. Durées de conservation

• Données clients (agents) : durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant 5 ans (prescription commerciale) et 10 ans pour les factures (obligation comptable)
• Données de prospection (saisies par l'agent) : ces données appartiennent au client. Elles sont supprimées ou restituées à la fin du contrat. Il appartient au client de définir ses propres durées de conservation (recommandé : 3 ans sans contact)

8. Obligations des clients utilisateurs

Les clients utilisateurs du logiciel Immo Alentoor s’engagent à :

• Respecter la réglementation applicable en matière de protection des données
• Collecter les données de manière licite et transparente
• Informer les personnes concernées
• Garantir une base légale pour leurs traitements

9. Droits des personnes

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Accès, rectification, effacement et portabilité
• Opposition et limitation du traitement

Pour les données de l'agent : contactez support@alentoor.fr. Pour les données prospects : la demande doit être adressée directement à l'agent immobilier (responsable de traitement).

Les personnes concernées ont également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

10. Notification des violations de données

En cas de violation de données personnelles, Brainbox s’engage à :

• Informer le client concerné dans les meilleurs délais
• Coopérer avec celui-ci afin de respecter ses obligations légales

11. Mise à jour

La présente politique peut être modifiée à tout moment. La version applicable est celle en vigueur à la date d’utilisation du service.